OS 7 PONTOS QUE DEFINEM A SUA GESTÃO FINANCEIRA
Já abordei estes assuntos muitas vezes aqui no blog, mas a reincidência de situações relacionadas a eles nos clientes, obriga-me a voltar ao tema. São muitos os casos nos quais os mesmos problemas acontecem, alguns causando consequências desastrosas. Para ser mais claro, perde-se muito dinheiro por isso.
Então vamos apresenta-los de
maneira bem direta, seguindo a ideia que a “simplicidade é a sofisticação
máxima” segundo defendia Steve Jobs. Quanto mais diretos nos conceitos, mais chances
teremos que eles sejam compreendidos e assimilados.
Preste bem atenção nos 7 pontos
que determinam uma boa gestão financeira do seu negócio, não importa o tamanho
que tenha nem o ramo que atue.
DISCIPLINA
É fundamental na conduta dos
gestores e colaboradores. Trata-se de uma atitude pessoal. Está na base de toda
a solução para a gestão financeira e todo o problema. Significa observar horários e prazos,
estabelecer e cumprir rotinas, regulamentos e normas, deter-se ao escopo da
função que exerce. Não se faz planejamento nem controle sem disciplina. Através
do exemplo, ela colabora para o estabelecimento de padrões, reduz os
imprevistos e o improviso, e com isso fomenta o bom funcionamento e a
produtividade. Disciplina é antes de tudo qualidade.
ORGANIZAÇÃO
A organização é o segundo passo,
vindo da organização. Ela manifesta-se no ambiente e nos processos. Cada coisa
no seu lugar, limpeza, expurgo daquilo que não se usa, traduzindo-se me mesas e
armários, salas e setores. Cada cargo com suas tarefas, cada procedimento bem
definido para todos, mesmo que não sejam escritos. A organização é o
desdobramento da disciplina das pessoas no ambiente de trabalho. Ela reduz o
tempo de acesso à informação e aos documentos e facilita o funcionamento. O
ambiente e o trabalho organizados, estimulam que esta condição permaneça e
favorece a identificação de fatos destoantes. É mais fácil e rápido identificar
aquilo que não devia acontecer em locais organizados. Não é raro a desorganização
ser estimulada para encobrir erros.
SISTEMA DE INFORMAÇÕES
Sem eles, hoje em dia é quase
impossível gerir as finanças de um negócio. Quer sejam usadas planilhas ou uma
ferramenta estruturada de banco de dados, é preciso alimentar e atualizar os
dados, lançá-los corretamente, cuidar da consistência (ou seja, eles devem
corresponder com a verdade e ter fundamentos que os comprovem). As informações possibilitam
os padrões de desempenho e o controle operacional. Este ponto é bastante
trabalhoso e estratégico. Desconectar com as informações do negócio, vai fazer
com que as decisões sejam menos eficazes e os resultados piores ao longo do
tempo.
RELATÓRIOS GERENCIAIS
Não adianta ter informações se
não se faz bom uso delas. Por isso, é preciso ter relatórios que informem
aquilo que é importante e urgente, emitidos e analisados com regularidade. Não
adiante vê-los esporadicamente, como se lê uma revista de entretenimento. Eles
podem ser impressos ou consultados na tela, mas precisam existir e em torno
deles, reuniões e consequências precisam também acontecer.
TOMADA DE DECISÃO
Sempre com base nos números e menos
com base no achismo. Por preguiça ou falta de condições, todos os outros passos
costumam ser ignorados, e chega-se ao momento da decisão sem os insumos
necessários para tomá-la. Quais as alternativas que temos ? Quais as consequência
de cada alternativa ? Tudo isso traduzido em números. Tomar decisões sem
fundamento numérico é arriscar lançar o negócio na tentativa e erro, e isto pode
custar muito caro. Lembre-se que decisão define o objetivo, as metas. O caminho
é o que chamamos de estratégia.
ACOMPANHAMENTO DAS ESTRATÉGIAS
Em decorrência das decisões,
estratégias são concebidas. Elas serão simplesmente sonhos se não forem
acompanhadas com indicadores que traduzam aspectos importantes da sua realização.
É preciso tangibilizar as estratégias através do acompanhamento numérico da sua
execução e dos seus resultados. Mas antes de tudo isso é preciso identifica-las
e registrá-las. Não de acompanha aquilo que não existe ou não se conhece.
AÇÕES CORRETIVAS
Por fim, chegam as ações
corretivas. No mundo real, sempre são necessários ajustes e correções em função
dos resultados e da própria necessidade de melhorar. Trata-se de ter aderência
com os fatos. Como o próprio nome já diz, as ações corretivas providenciam a
correção de rumo, dos defeitos e dos erros, para que se alcance o que se quer.
Mas lembre-se elas somente são ações corretivas se todo o resto existir também.
Se não serão apenas, ações desesperadas que escondem a falta de gestão
existente.
Administrar requer tempo e dedicação.
Não se faz com amadorismo. Assim como médicos e loucos, todos acham que de
administradores têm um pouco. É verdade. Mas este pouco não é suficiente para
fazer de um empreendimento uma experiência bem sucedida e sustentável. Se você
quer apenas uma brincadeira, fique do jeito que está. Se quer fazer a diferença,
recomendo prestar atenção nestes 7 pontos. Para começo de conversa.
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