4 SINAIS QUE SEU SISTEMA NÃO FUNCIONA

Muitas empresas investem bastante dinheiro nos seus sistemas, mas na prática eles não funcionam. Isto significa que não estão aproveitando o investimento que fizeram. 

Este é um problema sério e recorrente. Vários  prejuízos ocorrem pela perda do referencial  das informações, reduzindo a qualidade das decisões tomadas. Sem informações a direção se torna míope. Já vi casos de negócios em que falta das informações foi responsável pela crise financeira, e casos que quando a empresa as atualizou havia um prejuízo de mais de 600 mil reais. 

Por isso, vou tratar aqui de 4 sinais que indicam que seu sistema não funciona. Se eles existirem no seu negócio, trate de resolvê-los o quanto antes, pois isso significa que você pode estar jogando dinheiro fora. Muito dinheiro. 

1. Planilhas de Excel

O Excel é extraordinário. Uma ferramenta que lhe possibilita fazer quase tudo em uma empresa. Com ele, eu customizo a informação do jeito que quiser, analiso dados, controlo resultados, programo, sinalizo, compartilho, projeto... Passaria  um dia inteiro dizendo as suas possibilidades e talvez não fosse suficiente. E tem mais. É relativamente fácil e muito rápido. Fazer uma planilha e apresentar o resultado pode ser feito quase como um passe de mágica. 

A questão é que por todos estes bons atributos, ele acaba sendo um atalho comum para lidar com um sistema, que por conceito e estrutura, não conseguiu consegue ter esta mesma quantidade de atrativos. E esta condição acaba por fazer com que as pessoas usem o Excel e deixem de usar o sistema. Como resultado, não é errado concluir que quanto mais planilhas de Excel estiverem sendo usadas na operação, menos uso está tendo o seu sistema. 

2. Dados desatualizados

Um sistema não é um parque da Disney. Ele requer muito trabalho para alimentá-lo continuamente, todos os dias, o dia todo. É um devorador de dados. Isso requer tempo e pessoas para corresponder ao tigre faminto. Sem esta alimentação, ele não passa de uma mala vazia que você vai ter de carregar por aí sem finalidade. Pode ser uma mala bonita, moderna, pode ser cara ou barata. Mas será sempre uma mala vazia. 

De nada vai adiantar o melhor sistema do mundo, se ele está sempre com um delay de 7 dias da realidade. 

3.Dados inconsistentes

Os dados que um sistema trabalha, devem ser consistentes. Isso significa que eles devem ser verdadeiros, autênticos e comprováveis. Consertar dados inconsistentes dá um trabalho danado. Os sistemas funcionam com a premissa errada de que do lado de fora estão robôs perfeitos vivendo em um mundo perfeito. 

Se os dados do sistema são inconsistentes, ele não servirá para muita coisa, a não ser para dar mais trabalho do que você já tem. 

4. Falta de relatórios

Não adianta você ter um trabalho colossal e rotineiro para alimentar corretamente o sistema, e não ter relatórios e consultas adequadas as suas necessidades de planejamento, decisão e controle. Se estes relatórios não existem, não são emitidos, não são acessados, nem existe ninguém para analisá-los, verificá-los, confrontá-los e utilizá-los, francamente por que você comprou o inútil deste sistema ?