LIÇÕES SOBRE CONTROLES INTERNOS

Passei estes dois últimos dias, verificando controles internos de um cliente no estado de Pernambuco. Controles internos são procedimentos e rotinas que possuem o objetivo de minimizar os riscos de fraudes e desvios contra o patrimônio financeiro e material da empresa. A verificação consiste em identificar não conformidades com regulações previamente estabelecidas, além de inconsistências documentais e numéricas. 

A falta ou fragilidade de controles internos está intimamente relacionada com perdas, desperdícios e também com os furtos. Confira algumas verdades sobre este tema que aprendi ao longo dos anos.

A. Quanto menos controle mais perdas

A relação entre controles internos e perdas por qualquer motivo, é direta e inversamente proporcional. Se você tem mais controles suas perdas serão menores. Se tem menos controles ou não os tem, muito provavelmente suas perdas são grandes, mesmo que você não saiba. Aliás, quanto mais você ignorar maiores elas serão. 

Não estou dizendo que todo mundo é ladrão. Existem pessoas  honestas logicamente. Mas a cultura brasileira estimula o aproveitamento da falha de controles de diversas maneiras. Desde o senso popular equivocado de "achado não é roubado", que bem pode variar para "largado não é roubado" , à dificuldade de punir adequada e rapidamente os infratores. Neste contexto, "é melhor previnir do que remediar". Sai mais barato. 

Também por outro conceito equivocado que as empresas são artefatos para explorar as pobres vítimas do capitalismo, que só enriquecem os porcos asquerosos e egoístas dos proprietários.  Com uma crença assim, somada com aquela desculpa que "a firma é rica", fica mais fácil cair na tentação de descuidar, desperdiçar e até de roubar, mesmo que não existam justificativas para isso. 

B. A fraude é continuada e gradativa 

Quase nunca a fraude é feita somente uma vez e de maneira ocasional. Normalmente, o fraudador testa os controles da empresa com pequenos atos. Se for bem sucedido, repete e aumenta a intensidade. Quando uma grande fraude é descoberta, é comum que tenham existido outras menores que ninguém viu e que lhe deram suporte.

C. Fraudadores não agem sozinhos 

Dificilmente os fraudadores atuam isoladamente. Não é raro que existam outras pessoas colaborando, participando ou sendo coniventes. Isso é necessário para burlar os processos. 

Então, não se espante quando perceber que aquele problema que você pegou é apenas a ponta do iceberg. Apenas um pedaço da rede montada por aranhas que observaram com cuidado toda a situação e viram que os riscos são menores que os benefícios. 

D. O procedimento favorece a consistência numérica

Se um setor ou empresa é completamente desorganizado em relação aos procedimentos, que traduzem a forma de fazer as coisas, muito provavelmente os números serão inconsistentes.

Então antes de sair conferindo as contas, estruture os processos e organize o funcionamento.  Não se começa a construção de uma casa pelo telhado. 

E. Controles são evidências 

O fato de você pensar que existe fraude no seu negócio, desconfiar ou mesmo ter certeza, não significa que ela exista.  As fraudes precisam ser evidenciadas. Precisam ser demonstradas, comprovadas e fundamentadas, para que se possa afirmar que existiram. 

Até para tomar as providencias de responsabilidade sobre elas, será preciso ter boas evidências nas mãos. Os controles internos produzem esta especificação. 

F. Os controles mais simples são os mais negligenciados

Os gestores atuais querem o melhor dashboard, o mais moderno painel de indicadores, mas esquecem dos controles mais simples. São eles que fundamentam todo o resto. 

Por incrível que pareça os controles de caixa, de bancos, de estoques e de patrimônio são os mais negligenciados. Reflexo de uma era que está prestes a encontrar a cura do câncer mas esqueceu de dar bom dia.