CONTAS E CENTROS DE CUSTO: O PRIMEIRO PASSO PARA ORGANIZAR O SETOR FINANCEIRO

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Para você organizar o setor financeiro, existe um primeiro passo. Antes de implantar os controles, é preciso definir as contas e os centros de custo. A grande maioria dos sistemas possui recursos para cadastrar estes parâmetros, porém muita gente se atrapalha exatamente na hora estabelecer o que são as contas e o que são os centros de custo. Então, nunca é tarde para refletir sobre cada um deles e ao distingui-los e dirimir as confusões que decorrem de uma classificação equivocada. 

A diferença entre os dois é bem fácil. A conta é o gênero, o centro de custo é o local. A conta classifica o gasto de acordo com a sua natureza, informando o que é aquele número. A conta é o nome do gasto. E por isso, sempre devemos começar por elas. Tributos, folha, energia, despesas financeiras, são exemplos de contas. Já os centros de custo, classificam os gastos conforme a sua origem ou alocação, informando onde eles o ocorreram. Os centros de custo completam as contas. E por isso vêem depois. Administração, produção, comercial, são exemplos de centros de custo. Eles não precisam seguir rigorosamente o organograma, pois um mesmo setor pode ter mais de um centro de custo, mas necessariamente é preciso observá-lo para montar um boa estrutura. Contas e centros de custo são necessários para o controle e o planejamento. São como caixas nas quais os números são arrumados para uma melhor gestão. 

Quando você tem uma boa definição de contas e centro de custo, é possível obter três informações fundamentais. Quanto foi, o que foi e onde foi que ocorreu o fato econômico financeiro. Mas cuidado, não exagere na quantidade. Muitas opções favorecem o erro além de dificultarem a monitoração. Quanto mais contas você tiver, mais chances terá de um lançamento na definição errada. Quanto mais centros de custo existirem, mais dúvidas existirão onde alocar este ou aquele gasto. Salvo se existir um manual que explique bem as coisas e que seja utilizado pela equipe. Nos sistemas ERP atuais, os lançamentos são descentralizados com pessoas da linha de frente tomando decisões de escolher esta ou aquela alternativa. Treinamento é essencial para reduzir a margem de erro. Mas junto a isso, recomendo que o plano de contas e a estrutura de centros de custo seja enxuta. Entre 40 e 60 contas é razoável. Mais de 20 centros de custo, me parece demais. Vivemos em um mundo que prima pela simplicidade. É salutar usá-la aqui também. 

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