6 PASSOS PARA UMA BOA POLÍTICA ORÇAMENTÁRIA NA SUA EMPRESA

A política orçamentária em uma empresa é uma importante ferramenta de recuperação e sustentabilidade. Feita de números e práticas de gestão, ela introduz uma cultura de resultados relacionada diretamente com o aspecto financeiro, garantindo ou melhorando as margens da operação empresarial. 

Veja os passos para implantar uma boa política orçamentária no seu negócio: 

1. Otimização do Plano de Contas: Muitas empresas possuem planos de contas muito extensos e isto dificulta a apropriação de valores e o gerenciamento. Também ocorre da titularidade das contas não estarem adequadas ou não traduzirem a operação adequadamente. Para otimizá-lo você precisa conhecer o anterior pois ele mal ou bem representa o negócio. A quantidade de contas deve ser reduzida ao máximo sem prejudicar a clareza da informação. As contas de receitas podem ser detalhadas por tipo clientes ou produtos. As deduções sobre receitas incluem tributos, comissões e outras obrigações que reduzem o preço de venda. Os custos operacionais englobam as contas que representam os gastos para produzir os serviços ou os produtos da empresa. Já as despesas operacionais agrupam as contas de gastos indiretos e podem ser sub dividas em Comerciai, Administrativas e Tributárias. Também deve existir um grupamento de contas para receitas e despesas não operacionais. Elas informam números não relacionados com a operação do negócio, mas que muitas vezes possuem um peso relevante, como bancos, investimentos, sócios, entre outros. Planos com 80 a 100 contas são razoáveis. Planos com mais do que isso, são excessivos. Já encontrei planos com 500 contas que tornam-se difíceis de gerenciar. 

2. Definição de Gestores Orçamentários: Para que o orçamento seja efetivo, cada conta deve ter um responsável. Do contrário, ele tende a se tornar uma peça decorativa, somente para informar o que não foi feito. Ao destinar um gestor para cada conta, a empresa cria uma equipe orçamentária que vai atuar neste assunto, independentemente dos cargos que ocupam. Estas pessoas devem ter condições de impactar nos resultados com seus controles e providências, para que possam ser realmente atuantes no processo orçamentário, e toda empresa deve ter ciência de quem são. Um ponto importante: O ideal é que esta responsabilidade não seja imposta, sendo negociada com cada gestor, explicando a sua dinâmica e as suas implicações. 

3. Implantação das Metas Orçamentárias: Depois de nominar os gestores, o próximo passo é estabelecer as metas orçamentárias, e neste ponto precisamos tomar alguns cuidados. Jamais estabeleça metas tomando como base o que você acha ou quer. Implantar metas não é um exercício de advinhação nem de gosto pessoal. É uma ferramenta para elevar os resultados da empresa. Comece levantando a série histórica de cada conta orçamentária. Mal ou bem, ela demonstra o que empresa faz, considerando a sua gestão e estrutura reais. Lançar metas inalcançáveis só vai desestimular e desacreditar o processo. Sem mexer na equipe, e dependendo da conta, você consegue avanços de 5%, 10% e até 20%. Querer alterações de 80% a 100% em um mês é ignorar como as coisas funcionam numa organização empresarial. Melhor ter ganhos menores porém sustentáveis. Mas as metas também possibilitam um ciclo de melhoria, pois o empenho para alcançá-las gera na equipe soluções e iniciativas proveitosas, além de contínuos avanços. 

4. Plano de Ação para Realização das Metas: Ao estabelecer as metas orçamentárias, aparecerão dezenas e dezenas de providências necessárias para alcançá-las. Não dá para guardar tudo na cabeça. Então a melhor coisa a fazer é montar um plano de ação do tipo 5w2h com todas as ações acertadas e acompanhá-las regularmente. O plano é a ferramenta para gerenciar o que a empresa está fazendo para ajustar-se ao orçamento, sem o qual este ajuste perde potência. E com isso os resultados tendem a diminuir. Também é uma ferramenta para engajar os gestores no processo orçamentário, bem como avaliar este engajamento através dos resultados. 

5. Análise Orçamentária: Analisar mensalmente os resultados orçamentários é fundamental para uma boa política. A análise traz para o processo o raciocínio em cima dos números, muito necessário para a racionalidade gerencial. Mas não trata-se aqui de simplesmente constatar que foi bom ou ruim. Trata-se de compreender o que os números estão dizendo. E neste aspecto, dois indicadores são úteis na análise orçamentária, além da já conhecida comparação entre orçado é realizado: O coeficiente de realização e o de eficiencia orçamentária. O primeiro mede o quanto da meta foi realizado e o segundo informa o quanto esta realização ficou distante da meta, seja para mais ou para menos. Quanto mais próxima a realização do planejado, mais eficiente está a empresa no processo. Tanto no aspecto do planejamento como no controle. 

6. Reuniões Orçamentárias: Para uma política orçamentária ser efetiva, precisa fazer parte da cultura da empresa. E para que isso aconteça, é necessário que existam eventos e ocasiões para que a política seja vivenciada na organização. Estas oportunidades são as reuniões onde os gestores tratam dos seus resultados, discutem alternativas e soluções e traçam estratégias alimentando inclusive o plano de ação. 

A política orçamentária não se faz de um dia para outro. Ela é um dos sinais de maturidade da gestão, que abandona o improviso e os achismos e passa a operar como fundamento numérico, o que a torna muito mais eficaz. Você percebe pode medir o sucesso de uma política assim não só pelas conseqüências financeiras positivas que ela traz, mas sobre tudo quando perceber que ela está funcionando sozinha, com os agentes organizacionais incorporando no seu cotidiano este modelo mental e gerencial. Neste dia, a política orçamentária estará no seu ponto ótimo.