A PIRÂMIDE DA PRODUTIVIDADE MÁXIMA

O recurso do tempo é o mesmo para todos os seres humanos. Então, o segredo é aproveita-lo ao máximo, e isso significa torná-lo produtivo. Milhões de pessoas no mundo possuem problemas nesse sentido, e buscam continuamente maximizar a sua produtividade. Mas será que estão fazendo da maneira certa ? Tudo depende do método. Da ferramenta conceitual que estão utilizando. É exatamente isso que a obra de Tamara Myles resumida no 12 minutos oferece e que vamos tratar neste post. Como obter produtividade máxima. 

Similar à pirâmide da hierarquia das necessidades de Maslow, esta proposta também utiliza essforma geométrica para organizar seus conceitos. Na base está a organização espacial que está relacionada com o acúmulo de documentos, revistas, correspondências, papéis e livros. Depois vem a organização eletrônica que implica sucesso parar ordenar suas informações on-line, ou seja, todos os recursos de comunicação, armazenamento e recuperação de informações em meio eletrônico. Em seguida temos o gerenciamento do tempo, que  envolve a administração de tarefas e compromissos, listas de afazeres, agendas e tudo o que se faz no dia a dia. Posteriormente vem o alinhamento entre atividades e objetivos ou seja, definir metas profissionais e pessoais e adequar as atividades do seu dia a dia à realização desses objetivos. O topo da pirâmide tem a ver com o processo contínuo de revisão e melhoria contínua das etapas anteriores. 

A organização dos papéis é fundamental e assim como na hierarquia das necessidades, haverá muita dificuldade em avançar nas outras etapas se esta não estiver plenamente atendida Neste aspecto, devemos considerar três estratégias:

1. Conseguir se livrar da maior quantidade possível de papel para minimizar as necessidades de espaço.

2. Armazenar os papéis importantes com eficiência para ser capaz de encontrá-los facilmente quando for necessário.

3. Desenvolver um método para lidar com os papéis à medida que eles chegam.

Baseie esta organização de papeis nos chamados 3R’s: reciclar, resolver e reter. Recicle tudo aquilo que é mais antigo e ainda tem utilidade, resolva todos os problemas e retenha as informações necessárias para reorganizar o ambiente. Já para diagnosticar a existência de problemas de organização eletrônica verifique se estas 7 questões estão acontecendo na sua empresa: 

1. Exceder o espaço de armazenamento de e-mails determinado pela empresa ou pelo seu sistema on-line.

2. Ficar com medo de deletar arquivos e e-mails.

3. Não ter certeza se salvou alguma coisa.

4. Perder muito tempo procurando arquivos por não saber onde os salvou ou como os nomeou.

5. Ter muitos ícones na área de trabalho e não saber a origem nem o conteúdo desses arquivos.

6. Armazenar milhares de fotos digitais, até as antigas, irrelevantes ou de má qualidade, sem qualquer sistema de organização além da data.

7. Manter e-mails não lidos ou antigos na sua caixa de entrada.

A organização eletrônica requer alguns princípios básicos e simples, como por exemplo: 

• Pastas identificadas com os nomes dos clientes, que seu computador já organiza automaticamente por ordem alfabética.

• Arquivos de projetos organizados por ordem numérica ou pelo nome de cada projeto.

• Pastas cronológicas nomeadas com datas, já que muitas empresas monitoram suas tarefas pela data.

• Categorias de acordo com as operações da sua empresa (por exemplo, pessoal, impostos, etc.).

A principal questão ao criar sua estrutura de arquivos é pensar como você vai encontrar as informações quando precisar delas. 

Em relação ao gerenciamento do tempo Myles recomenda: 

1. Planejar. Identifique tudo o você precisa e quer fazer.

2. Priorizar. Defina o que fazer por ordem de importância.

3. Produzir. Faça o que planejou. 

Na verdade, como o tempo não pode ser gerenciada estamos tratando do gerenciamento das nossas escolhas, isto é,  das decisões que tomamos para aproveitar ou não o tempo que dispomos. Neste aspecto, planejar,  priorizar e produzir, são fundamentos indispensáveis para bons resultados

Para planejar é essencial identificar quais tarefas precisam ser realizadas no dia, na semana no mês ou em períodos de tempo mais longos. Para priorizar a matriz urgente x importante pode ajudar muito. Comece com os assuntos que são urgentes e importantes, Depois os assuntos que são importantes mas não são urgentes, em seguida os assuntos que são urgentes mas não são importantes, e por último os assuntos que não são importantes nem urgentes.

A muitos fatores que impedem uma boa realização. Você precisa identifica-los. Podem ser o perfeccionismo, o costume de executar mais de uma tarefa ao mesmo tempo, a procrastinação, as interrupções, a dificuldade de encontrar as coisas, alguns tipos de reuniões e a demora nas tomadas de decisão. São como maus hábitos que precisam ser eliminados. 

Para combater o perfeccionismo, concentre-se em fazer aquilo que atende ao solicitante e não aquilo que você imagina ser o melhor. Para combater a procrastinação, mantenha o foco em começar e concluir as tarefas, capriche no planejamento as comemore as vitórias. Por fim, para ter objetivos é preciso ter um propósito na vida e isso se refere aquilo que faz você levantar todo dia da cama e dizer: Hoje vou dar mais um passo em busca dele. Neste caminho é preciso disciplina, atitude e saúde, pois sem ela todo o resto pode ficar comprometido. Não há outra forma de melhorar a produtividade se não pela organização. E para isso é preciso mudar o nosso cotidiano. É aí que começa o problema.