DICAS PARA QUE SEU ORGANOGRAMA SEJA EFETIVO

O Organograma é uma peça importante para nortear a organização de uma empresa. Não é a toa que desde 1856 ele é utilizado pelos administradores para representar graficamente a estrutura organizacional existente.

Se você considera-lo como um mapa organizacional, ele informa as áreas e os setores que existem, de maneira que possamos compreender como eles se relacionam. O mais importante quando o assunto é Organograma, é que ele não seja somente um desenho numa folha de papel, mas sim, um modelo de funcionamento da empresa.

Para isso, trago algumas dicas que podem ser bastante úteis na efetivação de um organograma na sua empresa hoje em dia:

1)      Divulgação: Não adianta ter um organograma e deixar ele guardado em uma gaveta empoeirada. Ele precisa ser divulgado e conhecido por todos que fazem a empresa. Fixe-o nos quadros de aviso, inclua-o nas telas de abertura dos computadores, faça reuniões explicativas sobre ele para que as pessoas perguntem e tirem as suas dúvidas.

2)      Cadeia de Comando: Um organograma define com maior ou menor precisão, como a empresa se departamentaliza para alcançar o seu objetivo e seguir a sua estratégia. Isso implica que ele define também a maneira que a hierarquia funciona. Normalmente, na medida que o nível aumenta, aumenta também a responsabilidade. Procure situar-se nele e observar quem está ao lado, abaixo e acima de você. Saiba a sua localização na organização da empresa. Siga o mapa.

3)      By Pass: Uma das ocorrências mais frequentes é o chamado By Pass. Ele ocorre quando uma pessoa pula outra na organização para tratar de um assunto que deveria ser tratado com ela. Isso pode acontecer de várias maneiras, inclusive com o próprio chefe, o que é muito comum. Não permita que aconteça. Quando uma pessoa é by passada, ela está deixando de ter informação e está sendo anulada. Quando acontecer, peça para a quem está by passando se encaminhar conforme o organograma. E lembre-se: O chefe deve dar o exemplo.

4)      Cada Assunto no seu Quadrado: Os setores em um organograma, definem também os assuntos que cada um está relacionado. Então uma boa maneira de fazê-lo funcionar, é observar isso e sempre tratar primeiro cada assunto com o setor responsável. Somente se você não conseguir retorno, acesse o setor acima.

5)      Clientes Internos: Nenhuma empresa vive sem clientes. E clientes precisam ser atendidos. Acontece não é somente o cliente externo que precisa de atendimento. As outras pessoas que trabalham com você também precisam. Elas são verdadeiros clientes. Então, independente de hierarquia, atenda seu cliente interno da melhor maneira.

6)      Leve soluções e não problemas: Jamais acostume-se a levar problemas para os outros, principalmente para os seus chefes.. Acostume-se a levar as soluções. Isso faz com que a estrutura organizacional funcione melhor. Então, da próxima vez que você estiver com uma situação que não pode resolver sozinho, apresente logo as sugestões para resolução. E não fique magoado se nenhuma for aceita. Lembre-se que quem decide assume a responsabilidade.

7)      Tempo de Setup: Toda mudança leva um tempo para que seja assimilada e implantada. Podemos chamar esse período de tempo de setup. Nele a produtividade baixa e os problemas aumentam. Então se você mudar toda semana o seu organograma, vai significar que estará eternamente em um tempo de setup, sempre abaixo do que poderia obter na empresa. Procure fazer com que ela seja perene, pense bem antes de implantar, faça adaptações, evoluções, mas não fique mudando toda hora de formato.

8)      Lead Time: Toda vez que você estiver com uma situação para resolver e ela estiver parada, você estará fomentando atraso. O intervalo entre uma situação e a sua resolução chamamos de lead time. Quanto maior ele for, mais lenta e ineficiente a empresa será. Portanto, nunca fique guardando problema para ser resolvido. Faça a fila andar, resolva ou leve logo para quem pode fazê-lo. E durma em paz com o travesseiro.