REDUZINDO CUSTOS COM GALVÃO E EISENHOWER

Seguindo um dos gurus do empreendedorismo contemporâneo, hoje vamos associar medidas de redução de custo com uma matriz de priorização de atividades.  Você já deve ter escutado  falar muitas vezes de Steve Jobs. Mas talvez não tenha acontecido a mesma coisa com Eisenhower. Ele foi um general de cinco estrelas do exército americano, tendo atuado como comandante militar na segunda guerra mundial. Também foi comandante supremo na OTAN, presidente da Columbia University e 34o presidente dos Estados Unidos. Eisenhower era conhecido pela sua capacidade de executar muitas tarefas com eficiência e por isso o nosso interesse por ele. Sua técnica de priorizar atividades gerou uma matriz que conhecemos hoje e que pode ser perfeitamente aplicada no universo empresarial. . 

Já a RG7 é uma empresa baiana que realiza palestras, consultorias e treinamentos para formação e motivação de líderes empresariais. A experiência de Ricardo Galvão como executivo da TOTVS por mais de duas décadas, contribui para que além da abordagem motivacional, a empresa também possa apresentar outros conteúdos úteis e interessantes na gestão empresarial, tais como estes sobre redução de custos. Ela alerta por exemplo, que "reduzir a equipe nem sempre é a melhor saída para eliminar custos, apesar de ser uma das primeiras medidas mais empregadas pelas empresas. O corte de funcionários gera despesas com os direitos trabalhistas, cria um ambiente interno desfavorável e ainda pode gerar custos com novos processos de seleção futuros. O melhor é fazer as contas e analisar a real necessidade para o bom dimensionamento da equipe." 

Também lembra que Comunicação e Marketing "costuma ser uma das primeiras áreas na empresa a sofrer cortes, quando o assunto é redução de custos. Mas é preciso atentar para o fato de que reduzir as ações de comunicação e marketing podem afetar ainda mais os resultados da empresa, já que estas ações são importantes para manter a visibilidade e competitividade do negócio. Em uma economia retraída, investir na publicidade pode ser uma solução para ampliar as vendas da empresa e criar uma diferenciação no mercado." 

E ainda afirma que "as empresas devem evitar ao máximo fazer cortes que possam afetar a qualidade do serviço ou produto oferecido. Reduzir recursos materiais e de pessoas que impactem na qualidade pode resolver a questão de custos de imediato, mas trará, certamente, prejuízos relevantes para os negócios." 

A empresa de Galvão lista 12 dicas práticas para redução de custos nas empresas. São elas: 

1 – OUÇA AS EQUIPES: É uma dica óbvia, mas muitas empresas não fazem. Na maioria das vezes a solução para otimização e redução de recursos pode ser apontada pelos próprios funcionários que conhecem o dia-a-dia do trabalho. Em seu livro “Felicidade dá Lucro” o CEO da Elektro, Márcio Henrique Fernandes, relata os benefícios de envolver as equipes em projetos de redução de custos. Além de uma opção barata, é também uma ação de valorização do público interno, que não precisará passar pela interferência de consultorias externas. Para melhores resultados, é indicado realizar os pedidos de sugestões para desafios específicos (como redução de rotas para entregas de materiais, por exemplo).

2 – ANALISE POSSÍVEIS DESPERDÍCIOS –  Esta é a mais conhecida medida para redução de custos e visa reduzir utilização dos recursos utilizados para produtos e serviços como nos recursos para funcionamento das empresas. Nem sempre os desperdícios são facilmente identificáveis, por isto vale uma análise minuciosa para detectar problemas como perdas de material na produção de um produto, por exemplo. Outra iniciativa é o monitoramento de contas de energia elétrica, de telefone, de água, tarifas bancárias, etc.

3 – USE MATERIAIS ALTERNATIVOS – É possível substituir um material por outro de menor custo e que tenha a mesma função, sem impactar na qualidade do resultado final do produto ou serviço? Este é o desafio da empresa ao implementar esta medida de redução de custos que é uma das mais utilizadas nas empresas há décadas.

4 – FAÇA UMA BOA GESTÃO DE BENEFÍCIOS – Muitas empresas gastam muito mais do que o necessário com os benefícios utilizados pelos colaboradores. Isso acontece porque os benefícios nem sempre estão adequados para o perfil do funcionário ou não estão sendo geridos da forma mais adequada.

A primeira medida para solucionar o problema é reavaliar o que é oferecido, ajustando os itens de acordo com o perfil do quadro de funcionários. Exemplo: jovens dão mais importância para cursos, enquanto que os mais velhos valorizam mais plano de saúde e previdência privada.

Outra medida é a adoção de tecnologias que otimizem a gestão desses benefícios. Para diminuir o desperdício nos créditos de vale-transporte dos empregados, por exemplo, existe o ABSCard. O sistema pode ser totalmente integrado aos principais ERPs do mercado, automatizando várias rotinas de trabalho na gestão de vale-transporte das empresas, gerando economia financeira e mais eficiência na gestão do benefício.

5 – SISTEMATIZE OS PROCESSOS – Tenha em mente que, na hora de escolher produtos de tecnologia para a sua empresa, nem sempre o produto da moda será o mais adequado para a sua real necessidade. É preciso alinhar a sua demanda às soluções que ajudem a resolver problemas, reduzir custos, simplificar processos e gerar um maior controle dos recursos.

6 – OTIMIZE OS PROCESSOS – Muitas vezes os funcionários não tem uma visão mais ampla nos processos do negócio. Dessa forma, cada um se concentra na sua área e o fluxo de trabalho muitas vezes emperra por conta de uma única pessoa. Fazer o rodízio e reciclagem de colaboradores nas áreas ajuda a otimizar processos, ganhar qualidade e diminuir tempo, reduzindo também o custo da operação.

7 – AMPLIE A PRODUTIVIDADE DE RECURSOS – Fazer mais utilizando o mínimo de recursos. O objetivo principal dessa medida é a diminuição dos custos unitários, permitindo reduzir ao máximo a ociosidade de recursos disponíveis, sejam eles humanos ou físicos.

8 – RENEGOCIE COM FORNECEDORES – Renegociação de contratos pode trazer significativas reduções de custo para as empresas. Outro ponto a ser observado na relação com fornecedores é renegociação dos pagamentos faturados, visando eliminar o custo financeiro embutido nas compras parceladas. A opção pelo pagamento à vista pode ser mais vantajosa com uma boa taxa de desconto, que deverá ser maior do que a taxa de juros das aplicações financeiras de renda fixa da compradora ou menor do que seu custo médio de captação.

9 – FORTALEÇA O SETOR DE COMPRAS – Centralize as compras da sua empresa com o departamento de compras, o que vai gerar descontos nas aquisições para diversos departamentos e evitar compras repetidas e picadas ao longo do mês. Além disso, uma equipe dedicada a compras terá mais foco na pesquisa de fornecedores, buscando alinhar qualidade e menor preço.

10 – UNA FORÇAS PARA TER PREÇOS MELHORES – Realizar parceria com empresas concorrentes ou complementares para compras conjuntas vai reduzir o valor unitário do produto e ratear os custos de logística. Outros efeitos poderão ser observados na redução de custos de compra, publicidade, serviços de apoio, etc.

11 – REAVALIE O REGIME DE TRIBUTAÇÃO – Quando a empresa pode escolher o regime de tributação, a mudança pode gerar uma economia fiscal. No entanto, a mudança exige uma cuidadosa avaliação e planejamento para que seja tomada uma decisão acertada e que realmente traga redução com os impostos.

12- ATIVIDADES TERCEIRIZADAS – Vale colocar na ponta do lápis a análise do custo x benefício de terceirizar algumas atividades da empresa em áreas de apoio, como transporte, limpeza, cópias, alimentação, etc. Não há regra geral, mas em muitos casos contratar equipes terceirizadas representa redução de custos. 

Como você está vendo a lista é extensa. Não há como fazer redução de custo sem avaliar bem as operações da empresa para identificar o que pode ser reduzido com o menor impacto para as receitas e o menor impacto para as despesas também, o que bem poderíamos chamar de redução de custos inteligente. Como o leque de alternativas e ações a serem realizadas é grande, podemos utilizar a matriz de Eisenhower para priorizar o que fazer. 

Nela você deve categorizar as ações em quatro classes distintas:

1. Urgente e importante

2. Importante, mas não urgente

3. Nem importante nem urgente

4. Urgente, mas não importante

Neste caso, considere o tempo de impacto no seu fluxo de caixa de cada medida. Tenha em mente que "urgentes" são ações que trarão resultados no curto prazo. E que "importantes" são ações que convergem para a realização dos objetivos e precisam ser feitas. Depois de especificar cuidadosamente as ações que você precisa fazer, classificando-as conforme as categorias da matriz, é hora de saber o que fazer com elas. Eisenhower entra em cena novamente e de uma forma bem simples e direta. Não se espante. Isso acontece quando existe experiência e sabedoria. 

1. Faça imediatamente o que é urgente e importante.

2. Programe-se para fazer o que é importante, mas não é urgente. 

3. Postergue o que não é importante nem urgente. 

4. Delegue o que é urgente, mas não é importante.