SAIBA O PROCESSO VITAL DO SEU NEGÓCIO

Existem algumas frases atribuídas a Steve Jobs que são memoráveis. Numa delas que gosto bastante ele diz que "Criatividade é conectar coisas". Muito interessante como ele eleva a capacidade associativa acima do talento inventivo propriamente dito. Ao relacionar aspectos de várias origens diferentes, certamente você estará criando algo novo, sem necessariamente ter de gerar algo do zero. Seria mais ou menos como criar uma roda que gere energia do que propriamente inventá-la. 

Mas hoje vamos utilizar como pano de fundo um outro pensamento atribuído a ele, que também consegue conter uma bagagem enorme de sabedoria: "A simplicidade é a sofisticação máxima."  Não restam dúvidas que a abordagem minimalista exige uma sábia capacidade de síntese, inerente somente às inteligências privilegiadas que conseguem chegar ao âmago das questões. Em várias áreas da vida e do universo corporativo, o menos é mais. No entanto, vivemos em um mundo com enorme complexidade crescente, repleto de informações, opiniões e dados que são produzidos numa escala jamais vista na humanidade. Para você ter uma ideia, o volume de dados produzidos e armazenados nos últimos dois anos é maior do que toda informação produzida em nossa história. Em uma época assim, identificar aquilo que é fundamental torna-se uma característica de alta geração de valor. Nas empresas então, este atributo é na verdade algo vital, ou seja, algo que necessariamente determina a sua existência sustentável.  

Toda empresa tem processos internos que a fazem funcionar. Processos são sequências de tarefas, que muitas vezes transcendem os limites setoriais e ligam aspectos fundamentais do negócio, como por exemplo clientes e fornecedores, diretores e colaboradores, produtos e decisões. Se você for mapear todos os processos de uma empresa, certamente vai elaborar um livro volumoso que ninguém vai fazer uso dele. Até bem porque os processos são dinâmicos e se alteram com o passar do tempo, exigindo um trabalho adicional e interminável de atualização dos fluxos mapeados. Não me parece muito producente viver fazendo isso. Porém, toda empresa possui um ou mais processos vitais, que são aqueles que determinam realmente a sua existência, e que a execução deficiente compromete-a de maneira determinante. 

Para identificar-lo é preciso conhecer como o negócio funciona e como ele faz dinheiro, sendo necessário para isso não só um levantamento de informações mas também a observação e a vivência na empresa. Não pode faltar uma boa capacidade analítica do que vai ser reunido. A tradução do processo vital de um negócio em um diagrama, não pode ser algo complexo e de difícil compreensão, tal qual aqueles gráficos cheios de informações que mas parecem um mosaico ou uma dedução matemática de identificação das partículas sub atômicas que forma a matéria escura do universo. Um diagrama do processo vital precisa ser simples, com poucos passos mas precisa traduzir fielmente o que é indispensável para que a empresa sobreviver e prospere.

Ao saber qual é o processo vital do seu negócio, fica mais fácil direcionar ações e esforços para as etapas que realmente vão fazer diferença. Do contrário muita energia pode ser desperdiçada em assuntos e frentes de trabalho secundárias, afetando o resultado final. Como em gestão temos uma outra máxima vinda do pai do sistema de qualidade, William Edwards Deming, e devidamente replicada pelos criadores do Balanced Scorecard, Robert Kaplan e David Norton, que diz que "o que não pode ser medido não pode ser gerenciado", é recomendável acrescentar ao lado de cada etapa destas os indicadores que medirão o desempenho, o que possibilitará estabelecer metas a serem alcançadas e o acompanhamento de uma série histórica de desempenho do processo.  

Mas lembre-se que também para estabelecer estes parâmetros, é necessário considerar o ensinamento de Jobs, e descomplicar para que possa ser realizado sem maiores dificuldades e compreendido de uma maneira satisfatória. Um processo vital com quatro etapas, por exemplo, não pode ser considerado pequeno se elas traduzem o que é fundamental para o empreendimento. Neste caso não é a quantidade que determina o valor mas sim a qualidade desta identificação. Da mesma maneira um processo vital com 29 etapas pode estar considerando passos que não necessariamente são imprescindíveis para o sucesso da empresa. Somente estudando caso a caso é que podemos chegar no ponto ótimo desta questão.

Mais importante do que como você vai fazer o diagrama do seu processo vital, é identificar-lo seja lá qual for o recurso que você vai usar para isso. Um desenho numa folha de papel pode ser mais significativo do que um fluxograma desenhado conforme as melhores regras técnicas. Pode ser mais significativo e sobretudo mais útil, isto porque de nada adianta ter um mapa que as pessoas não usam ou que não conseguem compreende-lo. Jamais chegarão ao tesouro.