REVOGUE A LEI DE PARKINSON: MELHORE A PRODUTIVIDADE
A Workfont é uma empresa
americana de softwares que tem 600 funcionários. Ela descobriu que seu pessoal
passa apenas 39% do tempo realmente trabalhando. Os outros 61% eles gastam em
reuniões improdutivas, interrupções do próprio trabalho, lendo e respondendo e-mails,
realizando tarefas administrativas como alterar senhas por exemplo, ou mesmo
vendo vídeos da Beyoncé.
Agora imagine se isso
estiver ocorrendo na sua empresa aqui no Brasil. Na grande maioria dos
empreendimentos brasileiros os gastos com pessoal são uma fatia relevante dos
custos e das despesas. Faça uma conta simples, junte folha de pagamento com a
guia do INSS e do FGTS, os vales transporte, as férias e o 13º salários anuais "mensalisados" e calcule quanto está sendo jogado fora com a improdutividade.
Reitero o que já disse em outro post sobre esse assunto. Vários economistas defendem que a melhor maneira de
um país enriquecer é conseguir que cada trabalhador produza mais, e isso se
aplica também as empresas. Mas nesse aspecto, precisamos melhorar bastante.
Dados do IPEA informam que ela caiu nos anos 80 e 90, e só cresceu 0,9% nos
anos 2000. Estamos praticamente parados. O INSPER também afirma que a produtividade do trabalhador brasileiro está estagnada há 30 anos, ou seja, está no mesmo nível dos anos 80, mesmo com os anos de estudo tendo aumentado.
Se observarmos a forma com que o
trabalho é realizado cotidianamente nas empresas, veremos que estes dados são
verdadeiros e podem ser até piores. No Brasil, 2 operários fazem 17m2 por dia
de alvenaria e nos Estados Unidos fazem 40 a 50, com material pre-moldado. Duas
torres de 35 andares necessitam de até 1.500 trabalhadores no Brasil e isso
dura 42 meses. Lá, fazem a mesma obra em 30 meses com 750 pessoas. Um
funcionário brasileiro leva até 120 dias para ser treinado. Um americano
precisa de apenas 30 dias.
Essa ineficiência tem consequências financeiras
concretas, pois enquanto um trabalhador americano produz 100.000 dólares/ano,
um brasileiro produz apenas 22% disso. O americano produz 5 vezes mais. O
trabalhador alemão por sua vez cumpre uma jornada semanal de 38 horas com
férias anuais de 40 dias úteis, e mesmo assim possui uma produtividade maior
que a nossa. A OIT e OCDE informam que os brasileiros trabalham mais horas do
que a maioria dos países considerados ricos, portanto não é por que trabalhamos
menos. A baixa produtividade tem essa consequência cruel de fazer as pessoas
trabalharem mais com menos resultados, impactando inclusive na sua remuneração.
Nos Estados Unidos a renda per capta é 5 vezes maior.
Algumas dicas simples podem ajudar nesta batalha
pelo resultado. A revista Super Interessante apresentou recentemente algumas
delas.
“Na área de
administração e gestão, fala-se da chamada Lei de Parkinson, segundo a qual “O trabalho se
expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”. Segundo
o historiador e administrador inglês Cyril Northcote Parkinson, vamos sempre
nos ajustar para usar todo o prazo disponível para terminar uma tarefa – por
mais simples que ela seja. Se você tem um dia todo para escrever um artigo que
demoraria uma hora a ser feito, tende a usar esse dia todo para terminá-lo. Mas
é claro que essa “lei” diz respeito a uma tendência que pode ser evitada. E
alguns hábitos favorecem erros desse tipo.
Fazer
várias coisas ao mesmo tempo
Precisamos aceitar de uma vez este fato: Não somos capazes de
fazer mais de uma coisa que exija a concentração ao mesmo tempo.
Ou você lê um livro ou assiste à TV; ou escreve um texto ou lê um artigo na
internet. Fazer essas coisas ao mesmo tempo é impossível. Você só está, na
verdade, alternando tarefas e perdendo mais tempo, já que perde a concentração
cada vez que para de fazer uma coisa e vai para outra.
Trabalhar com o e-mail aberto
Ler e responder e-mails enquanto trabalha
entra na categoria “fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo”, então a regra
acima se aplica também aqui. É uma prática comum entre pessoas produtivas só
checar o e-mail durante alguns períodos específicos do dia – logo de manhã, na
hora do almoço e no fim da tarde, por exemplo. Deixe seus colegas saberem que,
se tiverem algo urgente para tratar com você, devem lhe telefonar.
Ficar Procurando Coisas Inúteis no Google
Você está concentrado no seu trabalho, mas aí olha
para a janela, vê uma nuvem estranha e começa a se perguntar se vai chover.
Então fica pensando em como sua avó conseguia prever o tempo só olhando para o
céu, e resolve pesquisar no Google como fazer isso porque você também quer
aprender. Quarenta minutos depois, você se vê assistindo a um vídeo sobre
teorias da conspiração e não faz ideia de como chegou ali.
É meio perturbador se ver pesquisando sobre armas
secretas da Rússia, sereias ou civilizações do centro da terra quando alguns
minutos atrás você estava super determinado a terminar um relatório, mas às
vezes essas grandes questões da vida aparecem na nossa cabeça e aparentemente a
única solução possível é parar tudo e ir para o Google. Mas você sabe que esse
é um hábito horrível se você tem trabalho a fazer, né? Parar uma tarefa para
fazer outra no lugar quebra sua concentração e faz com que você perca um tempo
valioso. Quando lhe vier à mente algo sobre o qual queira pesquisar ou alguma
outra ideia, anote num papel e volte a fazer o que estava fazendo. Sim, isso já
é uma interrupção, mas você já havia perdido o seu foco e pelo menos está
lidando com isso de uma forma que não lhe faz perder ainda mais tempo.
Não
priorizar as coisas
É legal ter um plano B para a sua vida caso as
coisas não corram exatamente como você espera, e talvez seja com ter um plano C
também (especialmente se você for jornalista). Mas muita gente dá um peso igual
a todos esses planos enquanto ainda ataca outros objetivos menos importantes. É
importante ter interesses variados e diversificar suas atividades, mas se
perder de vista quais são as coisas mais importantes para você, vai ficar à
deriva e nem saberá mais por que está fazendo as coisas que faz.
Isso vale não só para grandes planos de vida, mas
para o seu planejamento de tarefas do dia a dia também. Por isso, lembre-se
sempre de priorizar. Anote seus planos todos e depois separe os dois ou três
que são realmente importantes – e foque neles. O mesmo com suas atividades
diárias: organize-as em ordem de importância e siga essa ordem na hora de
executá-las. Assim, se não conseguir concluir algo durante esse dia, pelo menos
terá completado o que for mais importante. É bem provável que você acabe
percebendo que as tarefas do fim da lista são dispensáveis. Ou pode perceber
que é preciso delegá-las para outra pessoa fazer.
Deixar
as tarefas mais importantes para o fim do dia
Você chega ao
trabalho ainda meio sonolento e prefere começar com tarefas mais fáceis e deixa
o que for mais pesado, embora mais importante, para depois? Se a resposta for
sim, saiba que está no caminho errado. Pode parecer a saída mais esperta, mas
seus efeitos vão contra você: não só nossa energia, mas também nossa força de vontade diminuem ao
longo do dia. Logo, se você deixar o que for mais importante
para depois, as chances de não conclui-las são altíssimas. Priorize suas coisas
– de preferência, na noite anterior – e comece o dia já atacando o que tem
de ser feito primeiro.”
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